Да свършим задачите, или Getting Things Done (GTD) на английски, е метод за продуктивност, който накратко помага да се въдвори ред в ежедневието. GTD техниките може да изглеждат сложни на пръв поглед, но тяхната цел е да се прекарва по-малко време в нещата, които трябва да направиш, за да ти остане повече време за нещата, които искаш да направиш. Няма строго определен ред за GTD - има само съвети как да го постигнеш. В края на деня трябва ти да си човекът, който да реши как да превърне теорията в практика.
Как работи?
GTD методът включва подреждане на задачите по детайли и разбиването им на подзадачи, вместо да се свършат отгоре-отгоре. Има една книга на Дейвид Алън, която в оригинал се казва Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Публикувана още през 2001, продължава да е бестселър. Алън твърди, че стресът може да бъде намален, докато продуктивността увеличена, ако се поставят напомняния за всяка една задача. Основният оперативен механизъм на GTD е да имаш списък със задачи или календар - независимо дали носителя е физически или дигитален.
Например, когато разговаряш с няколко хора, е добре да си водиш записки за всеки разговор, в който си. Ясно е, че невинаги можеш да записваш цели параграфи, затова просто нахвърляй важните неща с няколко изречения. Това помага за запомнянето на разговорите и за освобождаване от напрежението, че нещо може да бъде заправено или изпуснато. Ако успееш да изградиш навици и да извадиш идеи чрез тази система, ще си изготвиш ментална дисциплина.
Заснемай, изяснявай, организирай, рефлектирай и ангажирай!
Това са петте неща, които са основните етапи на GTD. Или пък можеш да използваш събирай, осмисляй, подреди, преглеждай и го свърши! Философията зад тези думи е, че за да си продуктивен, трябва да си здраво стъпил на земята и да мислиш трезво - това означава изтриване на всички излишни неща от главата. Стресът не намалява ефективността на работата - той блокира възможността да дефинираш работата, която имаш за вършене.
Например, ако имаш задача, първо трябва да събереш идеите и задачите и да си ги запишеш в тефтера, компютъра или каквото използваш. Всичко в този списък трябва да премине през тези инструменти, защото само така можеш да работиш без разсейване от други страни и само така ще можеш по-добре да изясниш подзадачите за себе си.
Организирането (или подерждането) трябва да е по категории и приоритети. Това означава добавяне на напомняния и планиране. В този етап все още не отмяташ задачите, а само преценяваш как да ги отметнеш. Винаги започвай от най-важното, и върши не повече от една задача наведнъж. Организирането означава да знаеш къде и как да подредиш нещата - дали ще са проекти, предмети, календар, напомняне за следващи действия или напомняния за предишни задачи. По този начин задачата или ще е отметната, или ще е още в stand-by режим, или ще е захвърлена в коша. Не забравяй да изтриваш списъка със задачи от време на време. Но не да го ликвидираш, а да го преразпределиш в другите етапи.
Веднъж след като всички задачи са разпределени или свършени, стигаш до етапа, наречен рефлектиране. Това означава да внимаваш какво се иска от теб - тук ще разбереш колко точно е било важно да си организираш задачите. И идва ред на последния етап, в който задачата трябва да се свърши. Когато знаеш какво точно се иска от теб, приключването на този последен етап зависи изцяло от твоите действия. Прецени си времето, енергията, средата и приоритета. Вече си разпределил задачата на подзадачи, организирал си я, така че е време да се захващаш за работа.
По-горе описаният процес е най-базовият, в който можеш да работиш по метода GTD. Двата ключови елемента, за да може да работи успешно с времето, са контрол и перспектива. Контролът изисква от теб да премахнеш от главата си всички други разсейващи мисли. Когато погледнеш отстрани (т.нар. перспектива), ще осъзнаеш колко е важно да отмяташ задачи всеки ден.
Полезни съвети:
- Винаги използвай инструмента или медията си - дали ще е тефтер или телефон. Много хора използват обикновени листчета хартия, папки, календари. На каквото и да се спреш, гледай да е то теб, защото не знаеш кога ще изникне нова задача. Когато си ги записваш, няма да се стресираш, че ще забравиш нещо.
- Отделяй си време за задачите. Планирай си деня предварително. Дори пет минути всяка сутрин за подреждане на това, което трябва да свършиш, са достатъчни. Разбира се, не оставяй нищо за категорията “Друг път.”.
- Изполвай таймер. Ако задачата е лека, си дай две минути. Ако не ти стигнат, добави още пет. Това ще ти помогне да разбереш как се справяш със задачите времево.
- Не включвай безполезни неща в списъка. Изтривай такива, каквито не са твоя работа и не съжалявай. Ще осъзнаеш по-късно, че няма нужда да вършиш чуждите задачи. Също така не включвай неща, които не си сигурен, че няма да свършиш.
- Дай си време, за да погледнеш как е изминала седмицата. Възнагради се за добре свършената работа - дали ще отидеш на кино или ще отидеш в хубав пица ресторант. Това ще те мотивира да вършиш задачите си. А ако правиш ежедневен преглед, седмичният ще е много по-кратък, но пък ще ти помогне да анализираш и да се фокусираш върху важните неща.
